Sau khi thẩm tra, nếu sinh viên đạt đầy đủ các yêu cầu sẽ được APS cấp cho một chứng chỉ hay một giấy chứng nhận (cho các khóa học thuần túy nghệ thuật). Chứng chỉ hay chứng nhận này là một trong những điều kiện để được nhập học tại một trường đại học của Đức. Các chứng chỉ và giấy chứng nhận có hiệu lực vô thời hạn.

APS chia thành các nhóm sau:

• Các sinh viên Việt Nam muốn học ở Đức không thuộc về một trong hai nhóm người được nêu ở dưới đây - các thông tin tiếp theo trong hướng dẫn „Thủ tục APS - Thông thường“
• Sinh viên học ngành học thuần túy nghệ thuật (ví dụ dương cầm, múa, hội họa) - các thông tin tiếp theo trong hướng dẫn „APS cho Nghệ sĩ“
• Nghiên cứu sinh  - các thông tin tiếp theo trong hướng dẫn „Làm luận án tiến sĩ“

·         Người đã sang Đức qua thủ tục đòan tụ gia đình mới muốn đăng ký học Đại học - các thông tin tiếp theo trong hướng dẫn „APS - Deutschlandverfahren“

Những người xin du học đã nhận được một học bổng từ công qũy của CHLB Đức (ví dụ như của DAAD hoặc từ Quỹ của một Tổ chức chính trị Đức) hay của Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam - MOET - và được chuyên gia Đức lựa chọn ở Việt Nam không cần thông qua APS.

APS thẩm tra cái gì?

APS khẳng định, liệu sinh viên xin du học có đáp ứng được các điều kiện cơ bản để nhập học

đại học tại Đức hay không bằng cách

1. thẩm tra tính xác thực của các giấy tờ mà sinh viên nộp
2. kiểm tra liệu sinh viên có đáp ứng các điều kiện để đăng ký đại học ở Đức và
3. mời sinh viên đến phỏng vấn.

Mỗi cuộc phỏng vấn sẽ kéo dài khoảng 20 phút, sinh viên sẽ được hỏi về quá trình học đại học trước đó của mình. Như vậy APS thẩm tra xem kiến thức của sinh viên có phù hợp với các chứng chỉ mà sinh viên đó đưa ra hay không.

Cuộc phỏng vấn sẽ được tiến hành bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh tùy theo nguyện vọng của sinh viên. Đây không phải là một cuộc thi ngoại ngữ. Tuy nhiên sinh viên phải đủ khả năng giao tiếp với những người phỏng vấn về các môn mình đã học, có nghĩa tối thiểu nên có trình độ sơ cấp lọai giỏi và phải có một vốn từ chuyên ngành cơ bản.

Nếu kết quả thẩm tra tốt, sinh viên sẽ nhận được 10 chứng chỉ bản gốc. Với các chứng chỉ này sinh viên có thể làm thủ tục xin nhập học tại các trường đại học Đức và sau khi có giấy nhập học của một trường đại học, sinh viên có thể nộp đơn xin cấp thị thực tại Đại sứ quán Đức tại Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán Đức tại TP Hồ Chí Minh. Nếu cần thêm chứng chỉ sinh viên có thể làm đơn xin cấp tại APS.

Thủ tục của APS về cơ bản diễn ra như sau:

1.      Thẩm tra hồ sơ

2.      Phỏng vấn (chỉ đối với Thủ tục APS-Thông thường)

3.      Cấp chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận

Tiếp theo đó:

4.      Xin học tại các trường Đại học Đức

5.      Xin cấp thị thực tại Đại sứ quán Đức hoặc Tổng lãnh sự quán Đức tại TP Hồ Chí Minh (Thời gian làm thủ tục thị thực: khoảng 4 tuần)

Các cuộc phỏng vấn diễn ra hai kỳ mỗi năm vào tháng 11 và tháng 5. Chậm nhất là trong tháng 9 hoặc tháng 3 phải nộp hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện cho APS (ngày Sứ quán nhận được chậm nhất là ngày 15.9. hoặc 31.3.!)

Đối với các thủ tục không kèm phỏng vấn, hồ sơ có thể nộp bất kỳ lúc nào, không có thời hạn.

Địa chỉ liên hệ của APS:

Địa chỉ:                        Đại sứ quán Đức, APS, 29 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội

Điện thoại:                    04-3 845 38 36/7, 04-3 843 02 45/6

Fax:                              04- 3 843 99 69

Email:                          ku-101@hano.auswaertiges-amt.de

Trang Web:                 www.hanoi.diplo.de

Thời gian mở cửa:        Thứ hai và thứ tư hàng tuần, từ 8 giờ 30 đến 11 giờ 30